Im Gespräch mit Anne Reinhardt von der VARO Energy Germany GmbH

Frau Reinhardt, Sie sind bereits seit August 2019 Talentry-Kunde und nutzen unsere Module „Advocacy & Employer Branding“ und „Mitarbeiterempfehlungen“ in Kombination. Mit Ihrem Programm „Tell your friends & colour Energy!“ können Sie bereits heute 25 Prozent aller Einstellungen in Deutschland über Empfehlungen generieren und planen bereits den Roll-out von Talentry in 3 weiteren Ländern.

Was begeistert Sie besonders an Talentry?

"Talentry ist für uns deshalb so wertvoll, weil wir mit „Tell your friends & colour Energy“ gleichzeitig zwei Punkte abdecken können, die auf unserer Agenda für die Unternehmensentwicklung ganz weit oben stehen – angefangen mit der Digitalisierung. Als relativ junges und kleines Unternehmen haben wir bisher viele Prozesse manuell abgewickelt. Das gilt natürlich auch für das Thema „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“. Ein weiterer Punkt, den wir durch Talentry unterstützen, ist der Ausbau der Collaboration und Vernetzung der Kollegen untereinander, die bei uns ja auch an unterschiedlichen Standorten tätig sind. Wir wollten in diesem Zusammenhang auch das Thema Personalbedarf in anderen Teams so zu sagen „erlebbar“ machen. Denn wir haben festgestellt, dass Kollegen beispielsweise mehr Verständnis für längere Bearbeitungszeiten oder verspätete Antworten auf Anfragen aufbringen, wenn sie wissen: Das Team ist gerade unterbesetzt. Das kann sogar so weit führen, dass Kollegen ihre Unterstützung anbieten und Aufgaben übernehmen, wenn’s Engpässe gibt."

Wie haben Sie vor der Einführung von Talentry das Thema „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ gehandhabt und was hat sich durch den Launch des Programms „Tell your friends & colour Energy!“ bei VARO verändert?

"Wir haben da ganz klassisch mit Excel-Tabellen gearbeitet und dabei aber immer wieder feststellen müssen, wie fehleranfällig diese zunächst einmal pragmatisch erscheinende Herangehensweise ist. Abgesehen davon, dass man auch mal schlicht vergisst, Empfehlungen einzutragen, fehlte uns dabei auch die Transparenz: Mitarbeiter wussten nicht, ob ihr Referral angekommen oder wie der Bearbeitungsstatus war. Zudem war die manuelle Datenpflege und vor allen Dingen auch das Nachverfolgen der Empfehlungsprozesse und der Prämienauszahlungen natürlich auch extrem zeitaufwändig. Gleichzeitig hat man als HR-Verantwortliche teilweise auch keine Kontrolle darüber, was Mitarbeiter in ihren Netzwerken teilen. Mit Talentry kann ich durch gut gestaltete und getextete Post sehr viel besser steuern, wie VARO als Arbeitgeber wahrgenommen wird."

Sie nutzen neben Mitarbeiterempfehlungen auch unser Modul „Advocacy & Employer Branding“. Welche Art von Inhalten teilen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter über Talentry und welchen Effekt erzielen Sie damit für Ihr Recruiting?

"Wir nutzen mit Talentry die Tatsache, dass in unserer Branche die Mitarbeiter in der Regel gute Netzwerke haben und uns so über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm bei Recruiting, aber durch das Teilen von Stories auch beim Aufbau unserer Employer Brand unterstützen können. Zufriedene Mitarbeiter sind einfach die beste Werbung für ein Unternehmen und haben erwiesenermaßen eine höhere Glaubwürdigkeit als Hochglanzkampagnen oder Floskeln in Stellenanzeigen. Ein Mitarbeiter-Post über ein cooles Team Event wirkt eben um ein Vielfaches authentischer als ein Bullet Point in einem Anzeigentext. Thematisch decken wir hier ein breites Spektrum ab: von der Unternehmenskultur, unseren Werten und der Art wie wir arbeiten über Erlebnisberichte über verschiedene Jobprofile bis hin zu Produkt-News als Vertriebsunterstützung. Aktuell arbeiten wir gerade daran, die Themen Diversität und Nachhaltigkeit stärker in unsere Employer-Branding-Kommunikation einzubinden – und das natürlich auch mit Talentry Stories zu stützen. Darüber hinaus helfen uns die Stories gerade jetzt in der Corona-Krise, wo wir relativ wenige Stellen ausschreiben. So bleiben wir trotzdem sichtbar und werden von potenziellen Bewerbern weiterhin als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen."

Stellen Sie denn ein unterschiedliches Nutzerverhalten und Aktivitäts-Level abhängig von Teams oder Alter fest?

"Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es eher an persönlichen Vorlieben und dem individuellen Mediennutzungsverhalten liegt als am Alter. Das gängige Vorurteil, dass ältere Mitarbeiter für Programme wie Talentry nicht empfänglich sind, hat sich in jedem Fall nicht bestätigt. In Teilen trifft vielleicht sogar eher das Gegenteil zu: Ältere Kollegen sind fasziniert davon, was sie damit alles machen können – während die jüngere Generation ja teilweise schon fast „Social Media“-müde ist."

Sie arbeiten auch mit Gamification in Kombination mit unserem Prämienshop als kleinen Anreiz für Ihre Mitarbeiter. Welche Art von Prämien funktionieren Ihrer Erfahrung nach am Besten? Muss es immer Geld oder der berühmte Amazon-Gutschein sein?

"Wir haben uns hier für den Ansatz entschieden, das „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm für den Ausbau von Collaboration und Team Building zu nutzen. Vor diesem Hintergrund bieten wir auch hauptsächlich Prämien an, die für das ganze Team einzulösen sind: ein Team Event im Kletterwald oder im Escape Room, Stadt-Rallyes, Frühstück oder im Sommer auch Eis für das gesamte Team. Das waren dann natürlich auch Events, die wir zelebriert haben – und die Gewinner-Teams haben das dann auch gepostet und zusätzlich für Aufmerksamkeit für unser Programm „Tell your friends & colour Energy“ gesorgt. Uns hilft Gamification also auf vielen Ebenen – bis hin zum Team Building. Aber wir wollen natürlich alle Mitarbeiter erreichen und bieten deshalb auch Prämien wie Kino-Gutscheine oder auch die Unterstützung von sozialen Projekten wie Tierheimen oder Baumpatenschaften an. Der Dauerbrenner ist und bleibt aber das Team-Frühstück. Aktuell holen wir dieses Team-Happening übrigens über solche Angebote wie digitale Escape Rooms oder sogar ein digitales Schokoladen-Tasting für unsere Mitarbeiter ins Home Office. Als Gegenargument für Gamification und Prämien wird ja oft der Kostenfaktor angeführt. Da kann ich nur unseren HR Director zitieren: Wenn die Kosten darin bestehen, dass unsere Mitarbeiter hier frühstücken und zusammen eine gute Zeit haben, dann sind das für mich keine Kosten, sondern eine Investition."

Wir bei Talentry sind stolz darauf, dass wir unsere Kunden bestmöglich bei der firmeninternen Kommunikation zum Launch unserer Produkte für Employee Relationship Management unterstützen. Mit welchen Maßnahmen haben Sie den Start und die Hochlaufphase von „Tell your friends & colour Energy!“ flankiert?

"Die größte Herausforderung für das Communications Team und mich waren die zahlreichen dezentralen Standorte. Wir haben uns aber trotzdem dazu entschieden, die ganzen „Klassiker“ wie Poster, Roll-ups und Postkarten an die Büros zu verteilen. Flankiert haben wir das mit Einladungs-Mailings und Intranet-Posts, aber auch mit persönlichen Trainings, die ich selbst durchgeführt habe. Ein Tipp: Man begeistert die Leute am besten mit Essen. Die „VARO goes Talentry“ gebrandeten M&Ms und die Lebkuchenherzen kamen am besten an. Unser Ziel war einfach eine hohe Sichtbarkeit auf allen Kanälen. Aber nach dem Launch ist irgendwie ja auch immer vor dem Launch, denn wir müssen Talentry ja auch ins Onboarding neuer Mitarbeiter integrieren."

Welche Rolle spielte Talentry dabei und wie empfinden Sie die Zusammenarbeit mit unserem Customer Success Team allgemein?

"Gerade am Anfang hat mir beispielsweise das Starter-Paket mit den Best Practices und den Trainings-Videos für unsere Mitarbeiter sehr geholfen. Der Projekt-Plan hat sich als extrem hilfreich erwiesen – man führt ja nicht jeden Tag ein neues IT-System ein, und ich hätte sicher einige Dinge nicht auf dem Schirm gehabt. Aber auch in der laufenden Zusammenarbeit bekomme ich vom Talentry Team immer wieder neue Impulse, was wir tun können, um unser Programm zu promoten. Spannend finde ich auch, dass Talentry den Austausch von Kunden untereinander fördert. Ich habe das bereits mehrfach genutzt, mich so weiter vernetzt und in Telefonaten wertvolle Anregungen erhalten. Man muss ja schließlich das Rad nicht jedes Mal neu erfinden."

Was sind die Next Steps, die Sie mit Ihrem Programm „Tell your friends & colour Energy!“ planen?

"Bisher nutzen wir Talentry nur in Deutschland, haben aber bereits bei der Einführung gesagt, dass das quasi unser Testballon ist für einen internationalen Roll-out. Wir bereiten gerade alles für den Kick-off von Talentry in unseren Standorten in Westeuropa vor und sind gespannt, wie das Programm dort angenommen wird. Ich merke beispielsweise immer wieder, dass die Kollegen in den Niederlanden oder der Schweiz sehr digitalaffin sind. Deshalb sind wir natürlich extrem gespannt und rechnen mit guten Ergebnissen."

Last but not least: Gibt es rückblickend Dinge, die Sie heute bei der Einführung von „Tell your friends & colour Energy!“ anders machen würden? Und welche Tipps würden Sie Projekt-Verantwortlichen mit an die Hand geben, die über die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms nachdenken?

"Das ist tatsächlich eine schwierige Frage, denn im Großen und Ganzen ist alles wirklich gut gelaufen. Ich würde nur jedem raten, die Zeit für die einzelnen Schritte wie die Kommunikationsplanung oder das Abholen der Mitarbeiter nicht zu unterschätzen. Und ich würde von Anfang an mehr mit Kennzahlen arbeiten und diese auch gleich zum Start definieren, um den Erfolg nicht nur anhand von weichen Faktoren zu messen."