Im Gespräch mit Julia Beuthien von der Personio GmbH

Julia, ihr habt euch entschieden, Candidate Relationship Management in eure Recruiting-Strategie einzubinden. Was war ausschlaggebend für diese Entscheidung?

„Wir lernen tagtäglich eine Menge großartiger Talente kennen. Nicht selten sagt man dann nach dem Interviewprozess, das war ein guter Kandidat oder eine gute Kandidatin, aber das Timing passt nicht oder es fehlt das eine Detail zum perfekten Fit für die Stelle. Für uns fühlt es sich dann falsch an, dieses Talent wieder an den Arbeitsmarkt zurückzugeben, ohne in Kontakt zu bleiben oder es perspektivisch in seiner Entwicklung zu unterstützen, um ihm vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt ein Angebot machen zu können. Hinzu kommt, dass sich Personio gerade in einem extremen Wachstum befindet, und wir manchmal ad hoc viele Talente einstellen müssen. Daher wollen wir uns langfristig eine Pipeline aufbauen, die es uns ermöglicht, auch kurzfristige Besetzungen strategisch planbar zu machen. Das gelingt nur mit einem guten Candidate Relationship Management.“

Was war euch wichtig bei der Auswahl eines CRM-Systems? Und warum ist die Wahl letztendlich auf Talentry gefallen?

„Drei Bereiche waren uns besonders wichtig: Zum einen das Reporting, also die Möglichkeit, Daten zu erfassen, um mittel- und langfristig zu überprüfen, ob wir mit den Maßnahmen des Talentpools unsere Recruiting-Ziele auch erreichen. Das zweite war die Option, individuelle Pools zu strukturieren. Damit meine ich zum Beispiel, über unterschiedliche Formulare Talente in verschiedene Pools einladen zu können. Ausschlaggebend waren aber auch die Kommunikationsmöglichkeiten mit den Kandidaten, wie etwa Kampagnen, die wir aus dem Tool heraus starten können. Neben diesen Must haves hat uns bei Talentry gefallen, dass es individuell anpassbar ist. Wir konnten im Vorfeld überlegen, wie wir unsere Prozesse aufsetzen wollen und welche Kriterien dabei wichtig sind und dann Talentry an unseren Wünschen ausrichten. Das System ist flexibel und agil und man kann es immer wieder neu justieren. Das macht die Dinge einfacher und effizienter.“

Mit welchen Maßnahmen und über welche Kanäle bleibt Ihr mit den Talenten in eurem Kandidaten-Pool in Kontakt?

„Bei der Implementierung von Talentry fokussieren wir uns auf den Aufbau eines Talentpools als eine Art Bindungs- und Talentprogramm. Teilnehmer des Programms sollen die Möglichkeit haben, Personio kennenzulernen – zum Beispiel auf Events, die spezifisch nur für dieses Talentprogramm angeboten werden, aber auch über Präsentationen oder Workshops zu Personio-relevanten Skills, Consulting Hours oder kleinere Netzwerkevents, über die sich Talente auch untereinander kennenlernen können. Flankierend bieten wir Informationen als Newsletter oder im Rahmen von gezielten Kampagnen an, die für bestimmte Talente wichtig sind. Nehmen wir zum Beispiel Young Talents, die kurz vor dem Studienabschluss stehen und sich primär für unsere Einstiegsmöglichkeiten interessieren. Die Bandbreite ist wirklich groß und wir möchten über das Jahr hinweg eine gewisse Anzahl von ganz unterschiedlichen Touch Points bieten – vom Newsletter bis zu Tagesevents für die Mitglieder.“

Fokussiert ihr euch bei der Einführung auf spezielle Zielgruppen und wie packt ihr das an?

Obwohl sich systemseitig tatsächlich viele Ideen umsetzen lassen, fokussieren wir uns zunächst auf einen allgemeinen Talentpool, über den wir möglichst einfach mit Kandidaten in Kontakt treten und bleiben können. Senioritätsstufe und fachlicher Background spielen da erst mal eine untergeordnete Rolle. Es geht uns vielmehr darum, über einen Newsletter zu zeigen, was sich bei Personio gerade so tut. Parallel bauen wir aber auch einen High-Potential-Pool auf, der eine Pipeline für unsere Einstiegspositionen im Sales sowie im Customer Operation & Success Bereich werden soll. Hier besetzen wir den Großteil unserer Juniorpositionen, deshalb möchten wir damit starten. Wir haben aber noch viele Ideen, die wir künftig umsetzen wollen, wie etwa einen speziellen Pool für Tech-Talents oder einen Talentpool für Professionals. Doch zunächst konzentrieren wir uns auf die konzeptionelle Arbeit für das Junior-High-Potential-Programm und das Newsletter-Programm.

Wie lauten eure konkreten Ziele?

„Beim Newsletter-Pool geht es uns primär darum, möglichst viele Talente dazu zu bewegen, sich zu registrieren. Hier sind der passende Content und die richtigen Kanäle ausschlaggebend, über die wir den Newsletter drei bis vier Mal im Jahr veröffentlichen. Die Ziele für das High-Potential-Programm sind komplexer. Zwar ist es auch hier wichtig, den Talentpool auf eine bestimmte Größe zu bringen, eine konkrete Zielmenge gibt es aber noch nicht. Darüber hinaus möchten wir auch eine möglichst hohe Anzahl an Touch Points implementieren, das ist also ebenfalls ein Ziel. Noch befinden wir uns allerdings in der kreativen Planungsphase, in der wir uns noch nicht auf konkrete Vorgaben geeinigt haben. Später dann werden wir auch genau auf Conversion Rates achten. Wir möchten wissen, wieviel Prozent unserer neuen Kollegen aus dem Pool gewonnen werden.“

Wie ist euer Fazit zum Onboarding-Prozess bei Talentry?

“We are very impressed by how quickly the system could be implemented and used with your support. Our contact at Talentry provided all the necessary expertise and round-the-clock support. My background is more operational, so I know about setting up and working with relationship management. The implementation and product onboarding were new challenges for me. There is an awful lot to consider and a variety of possibilities and ideas. Talentry has provided valuable tips and food for thought on how to approach individual topics. We have developed content together in workshops and it was always easy to ask for advice. This personal and friendly exchange was very valuable.”

Ihr nutzt natürlich auch Personio – greifen Talentry CRM und Personio ineinander?

„Idealer Weise greifen Talentpool und Bewerbermanagementsystem perfekt ineinander. Von daher ist es sinnvoll beides zu verknüpfen. Gerade haben wir die Schnittstelle und Integration fertig gestellt. Das ist super. So können wir die Daten von Talenten, die wir über Candidate Relationship Management zu Bewerbern entwickelt haben, dann einfach in unser BMS übernehmen.”

CRM klingt erstmal nach einem Riesenprojekt, muss es aber nicht sein. Sollte man vielleicht besser mit Teilprojekten starten und das vernünftig aufsetzen?

„Es macht in meinen Augen absolut Sinn, das Thema Schritt für Schritt anzugehen und sich am Anfang nicht zu viel vorzunehmen. Es ist einfacher zunächst mit High-Volume-Gruppen zu starten, bei denen in der Regel das gesuchte Profil auf eine hohe Anzahl an Kandidaten passt. Generell ist es wichtig ist, dass man die Zielgruppe kennt und versteht. Also wie kann ich sie ansprechen und mit gutem Content abholen? Wenn das für homogene Zielgruppen gut funktioniert hat, kann man einen Schritt weitergehen und komplexere Strategien für differenziertere Kandidatengruppen entwickeln.“

Welche Tipps habt ihr für Recruiting-Teams, die über die Einführung eines CRM-Systems nachdenken?

„Mein genereller Tipp an alle Recruiting-Teams, die über ein CRM nachdenken: Machen! Es gibt dem Recruiting-Prozess einen enormen Mehrwert. Wer das Projekt angreift, dem rate ich, strukturiert vorzugehen. Überlegt Euch, für welche Profile es wirklich Sinn macht, langfristig eine Pipeline aufzubauen. Eine exakte Analyse dieser Zielgruppen ist notwendig, um zu verstehen, über welche Touch Points, Content-Formate und Kanäle man sie erreicht und frühzeitig an das Unternehmen binden kann. Dann gilt es, das richtige CRM-System für die eigenen Anforderungen zu finden. Ist das System erfolgreich implementiert, kann man neue Zielgruppen anvisieren, immer mit der vorangehenden Überlegung, über welche zielgruppenspezifischen Inhalte der Beziehungsaufbau gelingt.“

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