Interview: Mediana - Botschafterprogramm für authentisches Recruiting

Im Gespräch mit Hannah Koch von Pflegevollversorger Mediana

Frau Koch, Sie sind bereits seit August 2019 Talentry Kunde und nutzen unsere Module „Advocacy & Employer Branding“ und „Mitarbeiterempfehlungen“ in Kombination. Ihr Programm „Freunde werben Freunde“ glänzt mit einer überdurchschnittlich hohen Nutzeraktivität von 42 Prozent. Die Einstellungsquote bei den Kandidatenempfehlungen liegt bei ca. 33 Prozent – der „Mitarbeiterfilter“ scheint also sehr gut zu funktionieren. Die erste Einstellung konnten Sie bereits einen Monat nach dem Launch des Programms verzeichnen.

Was begeistert Sie besonders an „Freunde werben Freunde“?

"Mich begeistert vor allen Dingen, dass wir mit Talentry ein sehr breites Spektrum an HR-Themen abdecken können: Vom Recruiting über die Mitarbeiterempfehlung und das Bekanntmachen des Unternehmens bis hin zur internen Kommunikation. Unsere Pflegekräfte verbringen wenig bis gar keine Zeit am PC, aber fast jeder hat ein Smartphone. Sie nutzen unser Programm „Freunde werben Freunde“ deshalb über die App. Und dadurch dass wir die Gamifikation-Funktion nutzen, haben die Mitarbeiter sogar richtig Spaß am Teilen von Jobs und Stories. Eine klassische Win–Win-Situation also!"

Wie haben Sie vor der Einführung von Talentry das Thema „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ gehandhabt und was hat sich durch den Launch des Programms „Freunde werben Freunde“ bei Mediana verändert?

"Wir haben unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm über ein Formular abgewickelt. Abgesehen davon, dass der Prozess so gar nicht mehr datenschutzkonform wäre, ist ein Papierformular natürlich vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung alles andere als zeitgemäß. Auch der Output entsprach trotz verschiedener Aktivitäten, das Programm zu bewerben, nicht unseren Erwartungen. Gepaart mit dem recht umständlichen Bearbeitungsprozess der spärlich eingehenden Empfehlungen hat uns das gezeigt: Wir brauchen eine andere Lösung – und sind bei unseren Recherchen auf Talentry aufmerksam geworden."

Sie nutzen neben Mitarbeiterempfehlungen auch unser Modul „Advocacy & Employer Branding“. Welche Art von Inhalten teilen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter über Talentry und welchen Effekt erzielen Sie damit für Ihr Recruiting?

"Wir teilen hier hauptsächlich Inhalte, die einen Blick hinter die Kulissen der verschiedenen Einrichtungen von Mediana ermöglichen. Dazu gehören nicht zuletzt auch Veranstaltungen und kleine Projekte, die unsere Mitarbeiter zusammen mit den Bewohnern auf die Beine stellen. Wir möchten damit unterstreichen, wie wichtig uns Empathie und der natürliche Umgang mit pflegebedürftigen Menschen ist – und wie beide Seiten davon profitieren. Denn unser Ziel ist natürlich zu zeigen „Kommt zu Mediana – es ist ziemlich cool, bei uns zu arbeiten.“ Unsere Mitarbeiter fungieren dann als Multiplikatoren über ihre Netzwerke. Und wir spüren dadurch einen deutlichen Anstieg des Bekanntheitsgrades von Mediana allgemein und natürlich auch von Mediana als attraktivem Arbeitgeber in einem sehr umkämpften Fachkräftemarkt."

Seit Juni 2020 haben wir „Advocacy & Employer Branding“ um das Feature „Interne Stories“ erweitert. Sie können also entscheiden, ob eine Story für Ihre Außendarstellung als Arbeitgeber gedacht ist oder ob Sie damit ausschließlich Ihre Mitarbeiter informieren möchten. Wird eine Story als „intern“ klassifiziert, ist sie für das Teilen in sozialen Netzwerken gesperrt. Diese Funktion hat Sie so überzeugt, dass Sie Ihren Mitarbeiter-Newsletter abgeschafft haben. Wie genau nutzen Sie „Interne Stories“ und wie kommt das bei Ihren Mitarbeitern an?

"Für uns war es nur konsequent, die interne Kommunikation ebenfalls über Talentry Stories abzuwickeln. Die Handhabung ist denkbar einfach und auch für unsere Mitarbeiter ist es praktisch, alles in einer App gesammelt zu haben. Wir haben unsere Belegschaft darüber informiert, dass die interne Kommunikation ab sofort nicht mehr über den monatlichen Newsletter, erfolgt, sondern über Talentry. Wer also auf dem Laufenden bleiben möchte, der hat jetzt noch einen Anreiz mehr, sich für „Freunde werben Freunde“ zu registrieren – und kommt so vielleicht auch auf den Geschmack, Botschafter zu werden und auch externe Stories oder Jobs zu teilen. Der Anstieg an Registrierungen zeigt im Übrigen auch, dass unser Plan aufgeht…"

Sie arbeiten auch mit Gamifikation in Kombination mit unserem Prämienshop als kleinen Anreiz für Ihre Mitarbeiter. Welche Art von Prämien funktionieren Ihrer Erfahrung nach am Besten?

"Aus meiner Sicht ist Gamification einer der maßgeblichen Aspekte, warum Talentry bei uns so gut angenommen wird. Es ist einfach ein schöner Nebeneffekt, wenn man schon mit kleinen Aktivitäten wie z.B. dem Teilen einer Story Punkte sammeln kann. Wir sind anfangs davon ausgegangen, dass der zusätzliche Urlaubstag, den man sich über sein Punktekonto „erarbeiten“ konnte, der Renner sein würde. Jetzt können wir sagen: Massage-Gutscheine für die hauseigenen Physiotherapieeinrichtungen kommen besonders gut an. Das Highlight schlechthin ist allerdings unsere Schoko-Überraschung für das gesamte Team. Das zeigt auch, dass der persönliche Vorteil nicht im Vordergrund steht, sondern unsere Mitarbeiter sich darüber freuen, wenn sie ihren Erfolg mit dem Team teilen können. Solche Informationen teilen wir übrigens auch gerne als interne Story mit unseren Mitarbeitern – nicht zuletzt  als kleinen Anreiz für mehr Empfehlungsaktivitäten."

Wir bei Talentry sind stolz darauf, dass wir unsere Kunden bestmöglich bei der firmeninternen Kommunikation zum Launch unserer Produkte für Employee Relationship Management unterstützen. Mit welchen Maßnahmen haben Sie den Start und die Hochlaufphase von „Freunde werben Freunde“ flankiert?

"Wir haben an allen Standorten im Rahmen von Kick-off-Veranstaltungen „Freunde werben Freunde“ live auf Tablets und Smartphones gezeigt. Wir wollten wir damit auch unterstreichen, wie wichtig für uns „Freunde werben Freunde“ ist und dass jeder einzelne zum Gelingen des Projekts beitragen kann. Und als kleines Extra haben ein Gewinnspiel ausgelobt. Natürlich bleiben wir auch hier am Ball, bewerben das Programm, um weiter Registrierungen zu generieren, und hatten eigentlich auch vor, noch eine weitere Roadshow an allen Standorten durchzuführen. Und dann kam COVID-19… aber wir holen das sicher nach, sobald sich die Lage diesbezüglich entspannt hat."

Welche Rolle spielte Talentry dabei und wie empfinden Sie die Zusammenarbeit mit unsrem Customer Success Team?

"Die Roadshow haben wir nicht zuletzt auch auf Empfehlung unserer Kundenberaterin von Talentry, die damit auch bei anderen Kunden sehr gute Erfahrungen gemacht hat, ins Leben gerufen. Sie hat uns da mit guten Ideen und Best Practices unterstützt, die wir gerne aufgegriffen haben. Aber der Support beschränkte sich natürlich nicht nur auf die Einführung von „Freunde werben Freunde“. Auch jetzt sind wir im regen Austausch über Best Practices und neue Impulse – gerade auch was die gewinnbringende Nutzung von neuen Funktionen wie beispielsweise der Internen Stories angeht. Ich habe hier wirklich das Gefühl, dass wir kontinuierlich mit Talentry gemeinsam am Erfolg von „Freunde werben Freunde“ arbeiten. Das schätze ich sehr."

Am Ende zählen natürlich die Ergebnisse. Können Sie uns ein paar Einblicke in Ihre Erfolgsstory mit „Freunde werben Freunde“ geben?

"Wir verzeichnen nicht nur eine deutliche Steigerung der eingehenden Mitarbeiterempfehlungen. Die hohe Einstellungsrate bei empfohlenen Kandidaten zeigt deutlich, dass auch die Qualität und der Cultural Fit der Bewerber um ein Vielfaches besser ist als bei anderen Recruiting-Kanälen. Diesen „Influencer-Effekt“ machen wir uns natürlich auch für unsere Employer-Branding-Aktivitäten zunutze. Denn keiner unserer Mitarbeiter würde Hochglanzbotschaften teilen, hinter denen er oder sie nicht steht. Unsere Branche erfordert von den Mitarbeitern viel Enthusiasmus – und der Markt für qualifizierte Pflegekräfte ist hart umkämpft. Gerade deshalb sind wir stolz darauf, dass wir über unsere Kollegen authentisch vermitteln können, wie wichtig für uns ein angenehmes Arbeitsumfeld ist."

Last but not least: Gibt es rückblickend Dinge, die Sie heute bei der Einführung von „Freunde werben Freunde“ anders machen würden? Und welche Tipps würden Sie Projekt-Verantwortlichen mit an die Hand geben, die über die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms nachdenken?

"Ja, da gibt es tatsächlich ein paar Tipps, die ich gerne weitergebe. Wir haben damals zwar bereits frühzeitig die Kick-off-Termine für die einzelnen Standorte geplant und kommuniziert. Allerdings hätten wir die verantwortlichen Standortleiter mehr in die Planungsprozesse involvieren sollen, um die Veranstaltungen besser auf die speziellen Abläufe der einzelnen Einrichtungen abstimmen zu können. So haben wir sicher nicht alle Mitarbeiter erreicht. Und die Motivation der Mitarbeiter vor Ort steigt natürlich auch in dem Maße, in dem das lokale Führungspersonal hinter dem Programm steht. Deshalb: Involvieren Sie lokale Entscheider – und machen Sie sie zu Influencern."