Im Gespräch mit Benjamin Nitze, Senior HR Manager bei adesso SE

Benjamin, welche Recruiting-Herausforderungen beschäftigen adesso als IT-Dienstleister ganz besonders? 

„Unsere momentan größte Herausforderung ist es, dem starken Wachstum gerecht zu werden, das wir in den letzten Jahren verzeichnen konnten. Wir suchen vor allem Software Engineers und Consultants, aber beispielsweise auch Sales Mitarbeitende – und da sind wir in guter Gesellschaft. Insofern brauchen wir neue Wege, um neue Leute zu finden, die zur adesso-Kultur passen und mit uns diese Wachstumsgeschichte weiterschreiben.“ 

Habt Ihr Euch deshalb für ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm entschieden? 

„Ein Empfehlungsprogramm hatten wir vorher schon, aber ganz analog. Für eine erfolgreiche Empfehlung gab es eine Prämie und in einem kleinen Bereich im Intranet wurden die wesentlichen Fragen zum Prozedere beantwortet. Dazu wurde regelmäßig in internen Veranstaltungen auf das Programm hingewiesen. Wir haben aber erkannt, dass diese Form von Empfehlungsmanagement nicht mehr zeitgemäß ist, zumal die Anzahl der Kontakte begrenzt blieb. Darüber hinaus war das Feedback, es sei umständlich und unkomfortabel, jemanden für eine Vakanz vorzuschlagen oder eine Bekannte zu einer Bewerbung zu ermutigen. Also suchten wir nach einer neuen digitalen Lösung, über die man auch ein passives Netzwerk erreichen konnte. Es sollte eine spielerische Lösung sein, die es den Mitarbeitenden so einfach wie möglich macht, konkrete Jobangebote in ihrem Netzwerk zu teilen und Empfehlungen einzureichen.“

Letztendlich habt ihr euch für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm von Talentry entschieden. Warum?

„Der Launch-Prozess, von der ersten Überlegung, etwas zu verändern, bis zur Einführung des Systems im März 2021, hat ein Jahr gedauert. Dabei haben wir uns auch die Zeit genommen, den Markt zu screenen. Bei Talentry hat mich vor allem überzeugt, dass die Mitarbeitenden nicht nur Jobs, sondern auch Stories teilen können. Diese Kombination war für uns neu und eigentlich auch anfangs gar kein Thema, weil wir den Aspekt Story Content gar nicht so auf dem Schirm hatten. Die großen Vorteile, die das mit sich brachte, haben wir dann aber schnell erkannt.“

Welche Vorteile meinst Du genau? 

„Wenn unsere Mitarbeitenden eine konkrete Vakanz in ihren Netzwerken teilen, dann kann ein Teil ihrer Kontakte mit adesso vermutlich gar nichts anfangen. In dem Fall ist es schwierig, jemanden für eine Bewerbung zu begeistern. Aber wenn die Mitarbeitenden zunächst ohne großen Aufwand kurzweilige Stories, spannende Artikel und anderen interessanten Content über ihren Arbeitgeber teilen und das hin und wieder mit konkreten Jobangeboten und Stellenprofilen ergänzen, ist das deutlich erfolgversprechender. Das war der Hauptpunkt, der uns überzeugt hat.“

Wo konnte Talentry weitere Pluspunkte sammeln?

„Das Spielerische an dem Tool fanden wir ebenfalls toll: Ziele setzen, Punkte sammeln und ein Prämiensystem, das auch einzelne Aktivitäten honoriert, selbst wenn diese am Ende nicht zu einer Einstellung führen. So bleiben die Mitarbeitenden am Ball, während sie früher nach zwei oder drei erfolglosen Empfehlungen die Lust an der Sache verloren haben. Jetzt erhalten sie Punkte für geteilte Jobs oder für eingegangene Bewerbungen ihrer empfohlenen Kandidaten, werden dafür mit hochwertigen Sach- oder Geldprämien belohnt und bleiben dadurch engagiert.“

Unser Ziel ist auch die reibungslose Implementierung des Systems beim Kunden. Welche Erfahrungen habt ihr diesbezüglich mit Talentry gemacht?

„Mit unseren Wünschen zur Anpassung der Software sind wir grundsätzlich auf offene Ohren gestoßen – und auf die Bereitschaft, nach einer Lösung zu suchen. Wenn es die kurzfristig mal nicht gab, dann wurde unser Anliegen dennoch ernst genommen und geschaut, ob andere Kunden ein ähnliches Thema hatten, das dann zu einem späteren Zeitpunkt gelöst werden konnte. Außerdem schätzen wir es sehr, dass wir einen festen Ansprechpartner haben, der uns und unsere Situation genau kennt. Da fühlen wir uns sehr gut aufgehoben.“

Inwieweit hat eure Firmenstruktur die Implementierung erschwert?

„Als Unternehmensgruppe mit über 20 einzelnen Gesellschaften war es natürlich eine große Herausforderung, das neue Empfehlungsprogramm in allen Unternehmen parallel zu starten. Zwei Integrationsstufen haben wir bereits erfolgreich hinter uns. Mit der adesso SE und zwei kleineren Tochtergesellschaften sind wir gestartet, im Frühjahr dieses Jahres kamen einige weitere deutsche Gesellschaften hinzu sowie die ersten beiden Auslandsgesellschaften in Österreich und der Schweiz. Mit zehn Unternehmen, zehn Geschäftsführern, zehn Ansprechpartner:innen war das schon ein anspruchsvoller Abstimmungsprozess, aber wir konnten wertvolle Erfahrungen für die dritte Integrationsstufe sammeln, in der wir nun die Internationalisierung planen. Wir haben diverse Auslandsgesellschaften in Spanien, den Niederlanden, Schweden, Finnland, der Türkei und weiteren Ländern. Das wird wahrscheinlich die größte Herausforderung.“

Andere Länder, andere Sitten – welche Hürden gilt es bei der internationalen Einführung des Empfehlungsprogramms zu beachten?  

„Neben den sprachlichen Barrieren müssen die Geldprämien für erfolgreiche Empfehlungen zum Beispiel in der richtigen Währung ausgeschrieben werden. Das kann schon mal für Verwirrung sorgen, zumal wir die internen Prozesse zum Teil  zentral aus Dortmund steuern. Ein einheitliches Regelwerk zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm soll alle Länder unter einen Hut bringen, aber jedem Land den nötigen Spielraum für regional notwendige Anpassungen lassen. Denn das Empfehlungsverhalten der Mitarbeitenden kann in der Türkei oder in Finnland ein ganz anderes sein als hier in Deutschland. Kulturelle Unterschiede zeigen sich allein schon im Prämienportfolio. Hier muss jedes Land in der Lage sein, genau die Sachprämien zu wählen, die seine Mitarbeitenden motivieren. Die Spielekonsole haben bisher aber alle als attraktiv angesehen. Daran erkennt man wohl, dass wir ein IT-Unternehmen sind.“ 

Beim Launch sind vor allem die Kommunikationsaktivitäten rund um das Referral- Programm erfolgsentscheidend. Was lief aus deiner Sicht in den beiden ersten Stufen eurer Implementierung so gut, dass ihr es auch für weitere Länder in Erwägung zieht?

„In Deutschland fiel der Launch von vitamin a mitten in die Corona-Phase, in der die meisten Kollegen und Kolleginnen von zuhause aus gearbeitet haben. Insofern haben wir uns einen Mix an Kommunikationsmaßnahmen überlegt, um jeden zu erreichen. Etwa drei Wochen vor dem Launch haben wir begonnen, vitamin a mit Snippets im Intranet und in unserer Mitarbeiterzeitschrift anzuteasern, um die Kollegen und Kolleginnen neugierig zu machen. Jede*r Mitarbeitende bekam ein Care Paket zum Thema Vitamine geschickt mit erklärenden Flyern, Vitaminshots, einer gebrandeten Orange, einem Orangenschäler und so weiter. Das brachte uns jede Menge positives Feedback, viele Mailings und geteilte Beiträge in den sozialen Medien. Zum Go-Live gab es dann ein Mailing zur Registrierung, eine große Intranet Rubrik mit FAQ-Sektion,  How-to-Videos, einen Animationsfilm und etliches mehr. Vieles davon konnten wir für den Launch in Österreich und in der Schweiz adaptieren und werden es sicherlich auch für weitere Länder in Erwägung ziehen.“

Das klingt nach einem guten Start. Werdet ihr vitamin a auch weiterhin kommunikativ begleiten?

„Das ist uns sehr wichtig, wir wollen ja das Interesse am Programm nicht nur wecken, sondern dauerhaft halten. Dafür nutzen wir unter anderem unser wöchentliches Online-Magazin, um Erfolge aufzuzeigen und immer wieder zu erklären, wie vitamin a funktioniert und warum es wichtig für unser Unternehmen ist. Außerdem nehmen wir regelmäßig an internen Veranstaltungen teil, wie unseren Frühstücksevents und Abteilungs- und Bereichsmeetings, um Fragen zu beantworten und aktuelle Entwicklungen zu zeigen und zu teilen. Last but not least nutzen wir auch gerne interne Talentry-Stories, um bestimmte Inhalte des Programms zu erklären, aber eben auch um bestimmte Themen zu pushen.“ 

Für eure Mitarbeitenden hat sich mit der Umstellung auf ein digitales Referral-Programm also ziemlich viel verändert. Welche Entwicklung kannst du aus Recruiter-Perspektive feststellen? 

„Für uns hat sich besonders die Geschwindigkeit geändert, mit der dieser Recruiting-Kanal plötzlich lief. Wir bekamen nicht nur mehr Empfehlungen von Mitarbeitenden, sondern haben durch das digitale Format insgesamt auch unsere Reichweite enorm steigern können, weil wir ja zusätzlich zum aktiven Netzwerk unserer Kollegen und Kolleginnen nun auch deren passive Kontakte erreichen können. Wenn man sich überlegt, wie viele Menschen man persönlich kennt und direkt auf einen Job ansprechen würde, dann ist diese Menge ziemlich bald erschöpft. Aber jetzt können wir von den persönlichen Netzwerken auf Xing und LinkedIn profitieren, über die die Mitarbeitenden Stellenanzeigen und anderen Content teilen. Das hat deutlich mehr Traffic in das Empfehlungsprogramm gebracht.“  

Mehr Traffic, mehr Bewerber – heißt das, das Recruiting hat jetzt auch deutlich mehr Arbeit?

„Im Gegenteil. Talentry hat vitamin a nahtlos an unser Bewerbermanagementsystem angebunden. Alle Bewerbungen auf eine Stellenanzeige werden also automatisch und ohne Umwege in das System gespielt und können entsprechend weiter betreut werden. Das macht die ganze Sache für uns sehr komfortabel. Natürlich ist aber durch das Sachprämienmodell über die Beantwortung von Fragen und Auszahlung von Sachprämien auch Aufwand entstanden, den wir vorher nicht hatten.“

Und wie verfahrt ihr mit so genannten Initiativempfehlungen?

„Da haben wir mit Talentry auch eine elegante Lösung gefunden, von der beide Seiten, also Mitarbeitende und Recruiter, profitieren. Die Mitarbeitenden können aus eigener Initiative heraus geeignete Bewerber empfehlen, für die wir im Recruiting dann die passende Vakanz finden. Sie müssen auch nicht unbedingt im Vorfeld mit der- oder demjenigen gesprochen haben. Manchmal kennt man jemanden vom Hörensagen oder gewinnt einen flüchtigen Eindruck und denkt sich, das könnte gut passen, den oder die sollte sich HR mal anschauen. Sowohl für solche Initiativempfehlungen als auch -bewerbungen können unsere Mitarbeitenden Punkte sammeln und erhalten im Falle einer Einstellung eine Geldprämie. Aber auch wenn es noch nicht für eine Einstellung reicht, profitieren Bewerbende und Recruiting von einem wachsenden Talentpool.”

Der Launch von vitamin a war also ein Erfolg auf ganzer Linie. Gibt es dafür auch handfeste Beweise?

„Tatsächlich sind die Mitarbeiterempfehlungen mittlerweile mit 24% aller Einstellungen unser erfolgreichster Recruiting-Kanal. Das lässt sich natürlich auch mit Zahlen belegen. Das System gibt uns genauen Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeitende sich registriert haben und aktiv am Programm teilnehmen, wie viele Jobs geklickt und geteilt werden. Aber natürlich können wir auch die Anzahl der Bewerbungen und Einstellungen, die wir über den Kanal Mitarbeiterempfehlungen generieren, verfolgen und mit früheren Jahren vergleichen. Obwohl wir erst im März 2021 mit Talentry gestartet sind, sehen wir schon im ersten Jahr eine deutliche Steigerung mit 80% mehr Bewerbungen und mehr als doppelt so vielen Einstellungen. Und bereits in den ersten fünf Monaten 2022 konnten wir mehr neue Kollegen und Kolleginnen bei uns willkommen heißen als im gesamten Jahr 2020. Wir hatten zwar damit gerechnet, dass wir mehr Bewerbungen erhalten. Aber uns war vorab nicht klar, dass auch die Qualität der KandidatInnen so gut sein würde. Denn die Steigerungsrate bei den Einstellungen fällt um über 20 Prozentpunkte höher aus als die der Bewerbungen. Ein eindeutiges Zeichen dafür, dass Mitarbeiterempfehlungen in jeder Hinsicht ein Gewinn für adesso sind. Das ist ein wirklich toller Erfolg, der uns motiviert, vitamin a weiter zu pushen.“

Ein gutes Stichwort. Wie sehen denn Eure weiteren Pläne in Bezug auf das Mitarbeiterempfehlungsprogramm aus?

„Als nächstes steht der internationale Rollout an. Das wird uns in den kommenden Monaten beschäftigen. In dem Zusammenhang, aber auch im Hinblick auf unser starkes Wachstum, wollen wir das Thema Content-Steuerung noch weiter professionalisieren, um auch regelmäßig Inhalte aus den anderen Unternehmen und von den Mitarbeitenden unserer Tochtergesellschaften zu bekommen. Ansonsten ist es natürlich unser Ziel, vitamin a mit viel Bewegung und Spielraum in den verschiedenen Bereichen weiter auf der Erfolgsspur zu halten.“