Candidate Relationship Management für Einsteiger

Beziehungspflege statt Lineares Recruiting 

Oftmals wiederholen sich beim Recruiting die Vorgänge, ohne dass die dabei entstehenden Potenziale nachhaltig genutzt werden. Wertvolle Kontakte gehen unterwegs „verloren“, etwa weil das Talent noch unentschlossen war oder die Bewerberin nicht hundertprozentig zum Stellenprofil passte.  Dabei sind sie nach wie vor interessant für das Unternehmen. Beim Candidate Relationship Management (CRM) geht es darum, den bislang linearen Recruiting-Prozess in einen Kreislauf, auch Recruiting Wheel genannt, zu transformieren, indem Sie den Kontakt zu Talenten, Kandidaten und Bewerbern nicht abbrechen, sondern permanent pflegen – sowohl mit dem Ziel einer möglichen Einstellung, als auch im Hinblick auf ihre Funktion als Multiplikatoren für die Employer Brand. Die pauschale Berieselung à la Gießkanne funktioniert da allerdings nicht. Content, Timing und Kanal müssen zur jeweiligen Situation des Adressaten passen. Nur so gelingt es Ihnen, entlang der Candidate Journey Beziehungen entstehen zu lassen, die die Talent Experience verbessern, Ihre Arbeitgebermarke stärken und letztendlich zu einer kürzeren Time to Hire führen.  

„CRM light“: So gelingt Ihnen der Einstieg ins Candidate Relationship Management 

Trotzdem fällt es Recruitern oft schwer, die bestehenden Strukturen zu ändern. “Ein geradliniger Prozess von der Ausschreibung über die Bewerbung bis zur Einstellung wie im klassischen Recruiting ist bei Candidate Relationship Management nicht die Regel”, weiß Michael Eger, Partner bei Mercer | Promerit, aus zahlreichen Beratungsprojekten rund um CRM. “Unternehmen bauen vielmehr Kontakte direkt auf (z. B. durch Direktansprache, Nutzung von Netzwerkkontakten etc.), wobei der Erstkontakt nicht unbedingt zu einer direkten Einstellung führen muss. Vielmehr sind oft mehrere Kontaktpunkte über einen längeren Zeitraum nötig, bevor ein interessanter Kandidat wirklich zum Bewerber wird.” Das bedeutet nicht selten ein komplettes Makeover der Recruiting-Prozesse. Nur wie packt man das an? Bevor Sie das Vorhaben als zu schwierig erachten, sollten Sie wissen: Es gibt auch eine „Light“–Variante. 

• 🎯#1 Zielgruppe eingrenzen:
  Die Kontaktpflege wird umso aufwendiger, je größer und differenzierter die Zielgruppe ist. Für den Start Ihres CRM definieren Sie daher eine klar abgegrenzte Zielgruppe. Das können zum Beispiel Studenten einer bestimmten Fachrichtung sein oder IT-Experten mit konkreten Kenntnissen in einem für das Unternehmen relevanten Tech-Bereich. Ideal sind auch Stellenprofile, die Sie häufig ausschreiben oder solche, die in der Regel schwer zu besetzen sind. 
  
• 💡#2 Beispielszenario entwickeln:
  Finden Sie Touchpoints, über die Sie diese Zielgruppe, Ihre so genannten Talent Leads, erreichen. Haben Sie dabei eine mögliche Candidate Journey im Blick, die letztendlich zur Bewerbung führen soll. (Bsp: Tweet -> Blog Post -> Karriereseite -> Studie (Download) -> Email mit Einladung -> Eventbesuch -> Bewerbung)
    
• 🔍#3 Active Sourcing vereinfachen:
  “Gerade in sehr engen Zielgruppen gibt es oft keine Bewerbungen. Geeignete Kandidaten müssen z. B. in sozialen Netzwerken gesucht werden”, so Michael Eger. Es liegt also nahe, nach einer Möglichkeit zu suchen, Ihr Active Sourcing zu vereinfachen. Nutzen Sie beispielsweise eine spezielle Browser Extension, um Daten von Talent Leads aus Karrierenetzwerken unkompliziert in eine zentrale Datenbank (Talentpool) zu importieren.  
  
• 💪#4 Talentpool anlegen:
  “Headhunter sind teuer und oft in speziellen Zielgruppen auch nicht unbedingt erfolgreich. Die Alternative:  Bauen Sie sich Netzwerke und Pipelines aufzubauen, um unabhängig zu sein und das Pipeline-Know How nicht Drittanbietern zu überlassen”, rät Michael Eger. Installieren Sie einen Talentpool für die zentrale Verwaltung aller Profile und einen unkomplizierten Zugriff für alle Active Sourcer und Recruiter in Echtzeit inklusive Kontakthistorie und der Option, Daten systematisch zu gruppieren und intelligent zu suchen. Für eine DSGVO-konforme Ansprache Ihrer Talent Leads sollte die Software mit automatisiertem Einwilligungsmanagement arbeiten.
  
• 🥈#5 Am Ball bleiben:
  Arbeiten Sie mit smarten Tools wie Remindern, um interessante Kontakte erneut anzusprechen. So bauen Sie eine Beziehung zu Ihren Talent Leads auf und sind beispielsweise genau dann zur Stelle, wenn ein Student, den Sie auf einer Veranstaltung kennen gelernt haben, kurz vor dem Abschluss steht und offen für ein attraktives Angebot ist. Das können übrigens auch ehemalige Praktikanten oder Werkstudenten sein, mit denen Sie gute Erfahrungen gemacht haben. Auch so genannte „Second best“-Kandidaten aus vorangegangenen Interviews sollten Sie im Auge behalten.
  
• 🚀#6 Nurturing-Kampagnen entwickeln:
  (für Fortgeschrittene) Stellen Sie relevante generische (z. B. saisonale oder generische) Inhalte und spezifische (z. B. persönliche oder fachspezifische) Inhalte zeitlich strukturiert zu automatisierten Kampagnen zusammen. Anhaltspunkte können die individuelle Phase im Recruitingprozess, eine angekündigte Wechselbereitschaft, die ursprüngliche Kontaktquelle, eine bestimmte Qualifikation o.ä. sein. Wichtig: Je länger ein Talent im Pool ist und je mehr Touchpoints generiert wurden, umso spezifischer und individueller sollte die Ansprache sein, um die jeweilige Person kontinuierlich in Richtung Bewerbung zu entwickeln.

Sie wollen mehr? So bauen Sie Ihr CRM aus 

Nachdem Sie erste CRM-Strukturen in Ihrem Unternehmen etabliert haben, können Sie sukzessive den Talentpool ausbauen und neue Zielgruppen erobern. Spendieren Sie Ihrer Karriereseite zum Beispiel ein einfaches Registrierungsformular für alle, die sich nicht direkt bewerben, aber über Karriereoptionen auf dem Laufenden gehalten werden möchten. Bauen Sie einen Pool aus Second best Kandidaten auf, die in vergangenen Auswahlrunden zwar nicht bestehen konnten, zumindest aber als interessante Talente identifiziert wurden. Bei künftigen Vakanzen können Sie diese Kandidaten direkt ansprechen. Auch Initiativempfehlungen durch die eigenen Mitarbeitenden sind eine wertvolle Ergänzung Ihres Talentpools. Erfahrungsgemäß weisen sie einen hohen Cultural Fit auf.   

Effizientes, zielorientiertes Recruiting mit der richtigen Plattform  

Für Unternehmen, die sich erstmals in die Materie einarbeiten, kann CRM zunächst nach viel Arbeit aussehen. Aber mit einer systematischen Herangehensweise, beginnend mit übersichtlichen Maßnahmen, gelingt Ihnen ein guter Einstieg. “Ein funktionierendes CRM-Konzept ist auf jeden Fall immer ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Wenn man bedenkt, dass Headhunter leicht 30.000 oder 40.000 Euro pro besetzte Stelle verlangen, macht sich die Investition in das System und die Recruiting-Organisation schnell bezahlt”, weiß Michael Eger von Mercer | Promerit aus seiner Beratungspraxis. Maßgeblich ist dabei die Plattform, mit Hilfe derer Sie Prozesse sinnvoll automatisieren, CRM-Strategien steuern und den Talent Pool als Single Source of Truth nach und nach ausbauen können – und die idealerweise nahtlos mit Ihrem Bewerbermanagementsystem verknüpft ist.  

Durch die einheitliche Verfügbarkeit von Kandidateninformationen und eine einfache Zugriffsverwaltung gestalten Sie nicht nur die Kollaboration im Team effizienter, auch die Candidate Experience wird nachhaltig verbessert. Nicht zuletzt, weil die doppelte Ansprache eines Kandidaten durch unterschiedliche Recruiter vermieden wird. Und statt jedes Recruiting wieder umständlich bei null zu starten, verkürzen Sie die Time to Hire signifikant, weil Sie in der Lage sein werden, kontinuierlich und gezielt auf passende Talente zuzugreifen.